召开白板会议是保险行业以及其他领域中常用的管理工具，旨在通过小范围的面对面沟通，提高团队的业务执行效率和凝聚力。以下是如何有效地召开白板会议的详细指南：

 

1. 白板会议的定义

白板会议是指主管与下属之间召开的小范围业务沟通会议。与大早会相比，白板会议的沟通范围更小、时间更短、内容更具体且业务性更强。

 

2. 白板会议的重要性

白板会议的重要性体现在以下几个方面：

 

专注于焦点问题：面对面沟通，集中讨论关键议题。

信息交流：一次性交流众多信息，提高沟通效率。

凝聚共识：融合各方意见，达成共识。

检视与规划：检视昨日活动，规划今日工作。

公平分派工作：确保任务分配的公平性和合理性。

及时激励：通过会议及时激励团队成员。

发现问题：及时发现并解决问题。

3. 白板会议的内容与流程

白板会议的内容与流程包括以下几个步骤：

 

轻松开场：简短的开场白，为会议设定轻松的基调。

宣布议程：明确会议的议题和目标。

活动检视与安排：每人汇报昨日活动和今日计划。

分享与学习：确定分享、案例学习或角色扮演的具体时间。

行政布达：传达当日的重要事项。

高潮结束：以感谢和激励结束会议。

业务主任需要注意掌控会议的时间和主题，确保会议的高效进行。

 

4. 白板会议的工具

工作日志：每个人携带自己的工作日志。

推荐介绍手册：用于指导和记录业务活动。

90天成功计划手册：特别针对新人的90天成长计划。

5. 白板会议的注意事项

根据《回忆调查-美国Inc杂志》的数据，会议中容易出现的问题包括：

 

无议程：4%的会议没有议程。

无主题说明：38%的会议没有向与会成员说明开会的主题。

关键人员缺席：41%的会议没有关键性的人员出席。

无执行方案：54%的会议后没有任何的执行方案。

无时间限制：64%的会议没有时间限制。

未集中问题焦点：绝大多数会议未集中问题焦点。

因此，白板会议中应避免以下事项：

 

避免用培训取代管理：检视每天每人的活动情况和心态。

避免傍大户：虽可合作，但要人人可自治。

避免晕轮现象：兼顾业绩不好的人的感受。

避免闲聊无主题：有议程，掌控时间，要紧凑。

避免流于形式：成为茶话会或聊天会。

避免空手道：有工作日志和活动追踪表。

6. 白板会议的效果

白板会议的成果与价值取决于业务主任的充分准备和与会者的贡献/努力。会议过程中，业务主任要懂得适时鼓励和赞美，提升大家的士气。好的主持人需要在会议结束时将各方意见和建议做归纳、总结，结论最好得到大家的共识。要让与会者觉得有所收获，负面情绪通过每天的白板会议能得到缓解，及时调整心态。会议结束时，业务主任要再次强调“感谢大家的贡献和努力，我们达成的共识一定要有行动”，以高潮收尾，让所有人感到满足和成就。